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Gestion de Contrats

Interactive Business Relationship Management

Le système IBRM (acronyme anglais que signifie « Système de Gestion des Relations des Affaires ») a été conçu spécifiquement pour gérer les relations commerciales qu'une société puisse avoir avec des client, des fournisseurs, et d'autres tiers (banquiers, etc.). Grâce à son architecture basée sur les technologies Web et à son structure de données XML, IBRM facilite l'intégration avec d'autres systèmes (comptabilité, production, etc.).

Objectif

Mettre à disposition une plate-forme robuste, solide et performante pour gérer le cycle de vie des relations commerciales (contractuelles) de nos clients.

Profiter du pouvoir des technologies Web et d'une architecture technique et logique modulaire pour apporter des solutions pratiques et adaptées aux besoins en permettant suffisante flexibilité pour les évolutions et développements additionnels.

Bénéfices

IBRM offre plusieurs bénéfices à des sociétés qui commercialisent des produits et/ou des services d'une complexité non négligeable. Son design permet l'accès à distance tout en assurant le contrôle, la flexibilité et l'économie nécessaire pour gérer les opérations de la société. IBRM est adapté à des structures dédiées à (par exemple) :

  • La location pure et/ou financière
  • L'industrie métal mécanique
  • La gestion de grands projets
  • La gestion financière de licences et de contrats de maintenance
  • Services

IBRM est idéal pour les sociétés dont leurs processus d'achat, de vente, de service après-vente et de production sont plutôt complexes et/ou traitent des volumes importants, ou bien qu'impliquent le personnel de plusieurs fonctions différents au sein de l'entreprise. 

Caractéristiques standard de l'IBRM 

IBRM couvre les principaux processus de votre entreprise: dès avant-ventes, passant par les ventes, achats, gestion de actifs, jusqu'à la facturation et les après-vente. Les modules principaux sont :

  • Gestion de contrats
  • Configuration de produits et de services
  • Gestion de propositions
  • Préparation et envoi de contrats et ses documents annexes
  • Négociation et cycle de validation interne ainsi comme externe
  • Génération et envoi des bons de commande et de production
  • Réception de matériel et de factures fournisseurs
  • Facturation
  • Gestion du cycle après-vente
  • Rapports et notifications

Bénéfices

Les principaux atouts d'IBRM sont:

Ouvert Toutes / Fermez Toutes

1. Retour sur l'investissement accéléré
Coûts d'implémentation très faibles, haute productivité.
2. Focalisation sur les processus métier
Tous les modules d'IBRM ont été conçus autour des processus et les acteurs qu'ils servent. Les flux d'informations entre fonctions se déroule de manière intégrale et sans interruption.
3. Solution intégrale
Le système suit les étapes fondamentales des traitements d'information (transactions) de but à but du cycle commercial. Grâce à sa structure XML, le modèle de données permet une intégration facile avec d'autres systèmes spécialisés, comme par exemple, la comptabilité, la gestion de production, etc.
4. Déploiement léger
IBRM est facile à implémenter, ayant pour conséquence l'absence des programmes lourds de gestion de changement. Le système prévoit des outils et interfaces simples permettant l'adoption accélérée aux processus métier et aux habitudes de travail et culture de la société. L'utilisateur final n'utilise que son Navigateur Internet pour réaliser son travail.
5. Architecture ouverte par définition
IBRM est facile à adapter et à modifier. Toutes les technologies de base utilisées dans IBRM appartiennent au mouvement de code source ouvert (« Open Source »). Toutes les technologies recommandées pour l'opération d'IBRM peuvent être substituées par des équivalents.
6. Conception e-business
IBRM a été conçu pour être utilisé à distance et avec un « client extra léger », c'est-à-dire un navigateur Web. Tout ce qui concerne l'informatique : exploitation, maintenance et support est centralisé. Au niveau applicatif, la sécurité et les contrôles d'accès, gestion d'utilisateurs, etc. se trouve dans un module d'administration. L'entreprise bénéfice de toute la flexibilité pour intégrer ses politiques de sécurité et de confidentialité et ses processus métier dans le coeur de l'application. L'interface utilisateur d'IBRM supporte pratiquement toutes les langues. Les structures de données sont fortement rapprochées à la norme xCBL, ce qui facilite toute intégration avec d'autres systèmes.
7. Business Model adaptable
En fonction des besoins du client, IBRM peut être fourni soit sous un modèle classique de licence + suscription de support et maintenance, soit sous un modèle ASP, dont Expertys prend charge l'infogérance régie par un agrément de service (SLA). Ce dernier spécifie toutes les caractéristiques techniques, fonctionnelles et de niveau de service accordé au client.

Architecture logique

IBRM est un système modulaire comprenant notamment des éléments décrits ci-dessous :

Sécurité et administration

Ce module a comme finalité la configuration et tous les aspects qui concernent la sécurité et la confidentialité des informations sur le système :

  • Authentification
  • Gestion d'utilisateurs, fonctions et rôles
  • Gestion de préférences des utilisateurs (p. ex. notifications, messages d'office, langue, etc.)
  • Gestion d'accès aux données et aux modules de l'application
  • Gestion de données et de formats
  • Localisation (IBRM est aujourd'hui disponible en allemand, anglais, espagnol et polonais).

Gestion d'entités (Sociétés)

Toutes les informations concernant les sociétés (adresses, contacts, moyens de paiement, préférences de facturation, etc.) sont concentrées dans ce module :

  • Type d'entité (par exemple : client, partenaire, flilale, fournisseur, banque, etc.). Les types sont cumulables.
  • Contacts et adresses, comptes, moyens et conditions de paiement, etc.
  • Information financière et comptes d'exploitation comptable
  • Préférences d'envoi (email, Soap, etc.)
  • Documents et historique

Négociation et ventes

Ce module comprend le processus de l'avant-vente jusqu'à la signature de contrat :

  • Création des propositions
  • Configuration de produits et de services
  • Préparation et modification de contrats
  • Validation interne et externe
  • Publication: impression et envoi de contrats et ses annexes
  • Historique du contrat

Architecture et Recommandations Techniques

IBRM est une solution appartenant à la génération e-business et "grid". Son architecture permet l'exploitation sur pratiquement toutes les plates-formes et n'impose pas de limites de volumétrie. Le progiciel a été entièrement developpé avec les technologies Java, XML, XSLT et XSL-FO, en suivant soigneusement les recommandations de la norme xCBL. IBRM est donc facilement adaptable aux infrastructures existantes et ses données sont facilement accessibles.

Plates-formes recommandées:

Hardware: Intel, RISC

Système d'Exploitation: Linux, Unix, MacOS, Windows

Serveur Applicatif: Apache Tomcat -> Cocoon

Base de Données: MySQL, PostgreSQL, Oracle, MSSQL, Sybase

Serveur de Services Distribués: OpenJMS